Het succes van gebundelde communicatiekracht in Harderwijk

Het succes van gebundelde communicatiekracht
in Harderwijk

Complexe projecten in de gebouwde omgeving kunnen te maken krijgen met gebrekkige samenwerking en communicatie. Een gezamenlijk einddoel en gebundelde communicatiekracht zijn van wezenlijk belang voor het slagen van een project.

In 2015 heeft ProRail negen pilot-projecten geïnitieerd waarin de communicatie over hinder bij spoorprojecten verschuift van de opdrachtgever naar de opdrachtnemer. Doel van deze pilotprojecten is meer omgevingssensitiviteit bij de opdrachtnemer te ontwikkelen. De visie achter het herpositioneren van hindercommunicatie naar de opdrachtnemer is dat de opdrachtnemer de effecten van het werk in uitvoering op de omgeving direct zelf ervaart. Het verwachte effect is dat deze zich daardoor (meer) verantwoordelijk gaat voelen voor de omgeving, de veroorzaakte hinder en met name het voorkomen hiervan.

Het project Stationsomgeving Harderwijk is een van de pilotprojecten van ProRail. Dit project is in samenwerking met de gemeente Harderwijk en NS Stations tot stand gekomen. Ingeborg Wanders-Bosch (communicatieadviseur bij ProRail) en Jeannet Koomans (omgevingsmanager namens aannemerscombinatie Reef-Strukton Infratechnieken), beiden betrokken bij project Stationsomgeving Harderwijk, vertellen wat volgens hen de succesfactoren zijn geweest bij dit pilotproject. Wanders- Bosch: “doordat de opdrachtnemer actief nadenkt over de gevolgen van het werk met betrekking tot hinder voor de omgeving, ontwikkelt hij ook andere methoden om het werk met minder hinder te doen”.

De hindercommunicatie rond de veranderingen bij en op station Harderwijk is door zowel de betrokken partijen als stakeholders, omwonenden en reizigers als positief ervaren.

Volgens Koomans en Wanders-Bosch komt dit doordat:

  • er vooraf duidelijke afspraken zijn gemaakt over de wensen en verantwoordelijkheden van alle partijen met betrekking tot de aanbesteding;
  • er een duidelijk BLVC-plan lag, wat ProRail het vertrouwen gaf dat de opdrachtnemer de hinder voor verschillende doelgroepen overzag;
  • en alle partijen bij aanvang het gezamenlijk belang rond communicatie hebben uitgesproken.

Hierbij zijn ook de belangen van alle samenwerkende betrokken partijen in beeld gebracht, waardoor iedereen elkaar beter begreep. Als deze kaders vastliggen en er vanuit het gezamenlijk belang gedacht wordt, leidt dit tot een betere samenwerking, meer betrokkenheid en ervaren de mensen een ‘klik’. “De meerwaarde zit erin dat we het samen doen en we allemaal verantwoordelijk zijn”, aldus Koomans en Wanders-Bosch.

Een verschuiving van de verantwoordelijkheden met betrekking tot communicatie kan alleen als de opdrachtgever een deel uit handen durft te geven. Het samen dragen van de verantwoordelijkheden en lasten zijn de sleutel. Dit betekent echter ook dat de opdrachtgever vertrouwen moet hebben dat de andere partijen in staat zijn bij te dragen aan de communicatie. Wanders-Bosch geeft aan dat dit vertrouwen gedurende het project ook moet groeien. In Harderwijk bleek al snel dat de opdrachtnemer, samen met de gemeente Harderwijk en NS, de communicatie goed oppakte.

De bouwapp en het plaatsen van twee extra webcams zijn daar een voorbeeld van. Hierdoor kon ProRail al snel loslaten, waardoor de verantwoordelijkheden gezamenlijk gedragen konden worden. Wanders-Bosch: “de opdrachtnemer heeft veel tijd en energie geïnvesteerd in de hindercommunicatie en het omgevingsmanagement, samen met alle betrokken partijen. Dat maakt dit ook zo’n mooi voorbeeld van hoe het zou kunnen.”

 

Hindercommunicatie

Bij station Harderwijk is de opdrachtnemer mede verantwoordelijk geweest voor de hindercommunicatie over het wat en hoe. Dit gebeurde in een gezamenlijke huisstijl waarin ook het logo van de opdrachtnemer werd opgenomen. Koomans: “Het wordt hierdoor ook voor de opdrachtnemer onmogelijk zich achter ProRail te verschuilen als het mis gaat, wat de betrokkenheid en de kwaliteit van de communicatie ten goede komt”. Dit draagt ook bij aan de omgevingssensitiviteit van de opdrachtnemer. De kracht van een ervaren omgevingsmanager bij hindercommunicatie mag niet onderschat worden. De omgevingsmanager moet niet alleen vergunningen kunnen aanvragen, maar ook oog hebben voor de gevolgen van de bouw en herstructurering voor omwonenden en andere doelgroepen. Momenteel gebeurt het nog te vaak dat omgevingsmanagers alleen bij grote projecten worden betrokken, of dat het budget voor omgevingsmanagement wordt bepaald als percentage van het totale project. Er zou beter gekeken moeten worden naar de effecten van het project op de omgeving voor het vaststellen van het omgevingsmanagement budget en de benodigde competenties van de omgevingsmanager. In Harderwijk is de omgevingsmanager als een spin in het web betrokken geweest bij alle overlegmomenten van de verschillende partijen en teams, wat als een van de succesfactoren van het project kan worden aangemerkt.

leerpunten

Leerpunten zijn er ook in Harderwijk. Het is bijvoorbeeld wenselijk dat communicatieadviseurs van de opdrachtgever(s) al aan de voorkant van een project betrokken worden. Zo kunnen er vooraf duidelijke afspraken gemaakt worden over de rol van de opdrachtnemer bij de hindercommunicatie. Alle partijen starten op die manier met dezelfde verwachtingen en de communicatie kan direct goed opgepakt worden. Doordat er zowel intern als extern zoveel teams en afdelingen betrokken zijn bij spoorprojecten, kan het lastig zijn alles goed vast te leggen. Het gevaar bestaat dat verschillende partijen elkaar tegenspreken.

Het zoeken is nu naar de gezamenlijke kaders waarbinnen gezamenlijke hindercommunicatie bij projecten kan plaatsvinden. Zo moet de opdrachtnemer er wel klaar voor zijn om de gedeelde verantwoordelijkheid voor de communicatie te dragen. Bij Harderwijk was dit absoluut het geval.