REF Onderzoek & Advies – Informatieoverdracht Grote Projecten – ProRail

Onderzoek & Advies – Informatieoverdracht Grote Projecten

ProRail is de beheerder van de Nederlandse spoorinfrastructuur. Dit beheer vraagt om projectmatige aanpassingen van het spoor. Bijzonder binnen deze projectmatige aanpassingen zijn de Grote Projecten. Deze projecten onderscheiden zich door hun complexiteit, omvang en kosten. Actuele en correcte informatie is van essentieel belang voor het efficiënt en effectief uitvoeren van projecten en assetmanagement van de infrastructuur. In opdracht van de afdeling Inbeheername Grote Projecten heeft DHM een onderzoek uitgevoerd naar de manier waarop gedrag en motivatie van invloed zijn op het tijdig en kwalitatief aanleveren van deze informatie.

Ons inzicht

De mens is de sleutel tot succes. ProRail heeft de afgelopen jaren actief geïnvesteerd in de verbetering van het proces van informatieoverdracht en ondersteunende systemen. Desondanks worden de procesafspraken van tijdig en kwalitatief aanleveren van informatie bij grote projecten van ProRail alleen met grote inspanning gehaald.

De kwaliteit laat te wensen over. Daarnaast zijn er grote regionale verschillen tussen het tijdig en kwalitatief opleveren van informatie. De ICT-systemen, protocollen en handleidingen ondersteunen de processen, maar uiteindelijk is het de mens die de handeling uitvoert. Daarom is inzicht in de zachte kant van de informatieoverdracht de sleutel.

Onze oplossing

Wij hebben een onderzoek uitgevoerd op basis van interviews met verschillende professionals. De geïnterviewde professionals zijn betrokken in de keten van informatieoverdracht binnen ProRail, maar ook bij de aannemer of ingenieursbureaus.

In deze interviews hebben wij gefocust op motivatie, energie en houding & gedrag. Hierbij is stilgestaan bij onderwerpen als het imago van informatie, verschillende niveaus van motivatie, succesverhalen en knelpunten ten aanzien van het proces van informatieoverdracht.

Onze resultaten

Ons onderzoek toont aan dat het belang van informatieoverdracht algemeen bekend is. De overtuiging heerst dat er geen prestige aan informatieoverdracht gehaald kan worden. Doordat verschillende afdelingen en organisaties als onafhankelijke ‘eilandjes’ met eigen vakjargon en cultuur opereren (ook wel silo’s genoemd) worden ze ervaren als een hechte familie. Echter worden deze silo’s door buitenstaanders als een front ervaren wat de communicatie en samenwerking tussen de eenheden bemoeilijkt. Dit beïnvloedt het proces van informatieoverdracht nadelig.

Middels een rapport en infographic zijn per projectfase concrete maatregelen ten aanzien van de procesverbetering inzichtelijk gemaakt. De workshop Gemeenschappelijke Taal is ingezet om de geïnterviewden en andere geïnteresseerden te laten zien hoe de taalbarrière tussen de silo’s overbrugd kan worden en hoe belangrijk dit is. De workshop laat ervaren hoe verbinding gemaakt wordt met de betrokkenen en de samenwerking verbeterd kan worden op basis van wederzijds begrip.

“Een goede relatie is essentieel binnen het proces van informatieoverdracht; Aandacht geven aan elkaar en het werk levert resultaat.”