REF Risicosessie – renovatie station Middelburg

Risicosessie – renovatie station Middelburg

De treinreiziger is steeds positiever over de 396 Nederlandse treinstations, zo blijkt uit de Stationsbelevingsmonitor van NS. De grootscheepse verbouwing van de grote treinstations is hier een belangrijke oorzaak van. NS heeft nu nog eens circa 200 stations op het oog voor een upgrade, waaronder het station Middelburg. Het stationsgebouw van Middelburg staat aan de vooravond van een renovatie. NS Stations is hiervoor diverse onderzoeken aan het uitvoeren en een aanbesteding aan het voorbereiden. Ter ondersteuning hiervan wilde NS Stations een beter beeld hebben van risico’s die tijdens het verdere projectverloop aan de orde zouden kunnen komen. DHM heeft deze risicosessie begeleid.

Ons inzicht

Het primaire doel van de bijeenkomst was om te komen tot een set van risico’s en beheersmaatregelen, op basis waarvan EMVI-criteria kunnen worden bepaald voor de aanbesteding van dit project. DHM beschikt over ruime ervaring met spoorgerelateerde projecten. Dergelijke projecten kennen veel raakvlakken zowel wat betreft techniek als (beheer)organisaties en herbergen complexe processen. Daar komt bij dat bij renovatieprojecten de beschikbaarheid van belangrijke informatie beperkt kan zijn.

Het is in projecten zoals deze belangrijk om je bewust te zijn van risico’s, en bewust keuzes te maken hoe met die risico’s om te gaan. Door externe begeleiding in te zetten voor deze risicosessie kon de projectleider van NS voor het project “Renovatie station Middelburg” zelf ook volledig deelnemen aan het programma, de discussies en de brainstorm. Hugo de Haes en Mariska Meulstee waren als duo vanuit DHM de begeleiders van deze dag. Door de duidelijke rolverdeling van Hugo als sessie begeleider en Mariska als observator en notulist, had de sessie een goede structuur en verliep het vlot.

Onze oplossing

Om tot een breed gedragen inzicht in de meest relevante risico’s te komen is er een bijeenkomst gefaciliteerd met diverse betrokkenen, waaronder NS Stations, ProRail en architecten. Voorafgaand hieraan is aan de betrokkenen gevraagd de in hun ogen belangrijkste risico’s met ons te delen, zodat er vooraf een duidelijk beeld ontstond waar de meeste risico’s werden gezien. 

Tijdens de bijeenkomst hebben de deelnemers verdiepende gesprekken over de risico’s gevoerd, zodat de precieze achtergrond van aangedragen risico’s werd begrepen. Welke oorzaken, gevolgen en beheersmaatregelen zien we per risico? In welke fase komt dit risico met name aan bod en kunnen we deze vermijden, beheersen, overdragen, mitigeren of accepteren? Door de projectervaring van DHM werd de bijeenkomst zowel op het proces ondersteund, als inhoudelijk op de benoemde risico’s. Naast het begeleiden van de sessie en het voorwerk besteedden Hugo en Mariska ook de juiste aandacht aan het opleveren van een compleet en duidelijk rapport.

Onze resultaten

Het resultaat van de ondersteuning door DHM is meerledig. Enerzijds heeft het projectteam van NS Stations over de volle breedte een goed inzicht gekregen in de risico’s die bij het project behoren, doordat zij zich met de inhoud bezig konden houden en de begeleiding door DHM hebben laten plaatsvinden. Risico’s die men wel relevant vindt en aandacht vragen, maar niet direct tot EMVI-criteria leiden, zijn ook aan bod gekomen.

Dit is allemaal uitgewerkt in het uiteindelijke verslag, zodat dit ook een plek krijgt in het geheel. Daarnaast is een concrete top 3 van risico’s ontstaan, die NS Stations onder meer heeft geholpen keuzes te maken over nader uit te voeren onderzoek alvorens de aanbesteding van het werk te starten. Op die manier is de basis gelegd voor een goede aanbesteding, en een betrouwbaar uitvoeringsproces van het project.